Cada vez más empresas utilizan WhatsApp como medio de comunicación entre trabajadores, también para pedir a los trabajadores que fichen su jornada enviando un mensaje con la hora de entrada y salida. Esta práctica genera muchas dudas, sobre todo cuando se hace desde el móvil personal.
La pregunta es directa y muy habitual, ¿fichar por WhatsApp es legal o la empresa se está saltando la ley?
La respuesta corta es que puede ser legal en casos muy concretos, pero en la mayoría de situaciones no es un sistema válido y puede vulnerar derechos laborales y de protección de datos.
¿Es obligatorio fichar en las empresas?
Sí. En España es obligatorio que las empresas lleven un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador. Este registro debe reflejar la hora real de inicio y de fin del trabajo y conservarse durante varios años.
La normativa no impone un sistema concreto de fichaje, pero sí establece requisitos muy claros. El registro debe ser:
- Fiable y objetivo
- No manipulable
- Accesible para el trabajador, la empresa y la Inspección de Trabajo
- Conservado durante al menos cuatro años
Lo normal en muchas empresas es que se lleve el registro horario de los trabajadores en papel, pero ya se ha demostrado que este sistema no es fiable y tampoco no manipulable, razón por la que el Gobierno quiere modificar el reglamento e imponer un sistema digital. Muchas empresas se han adelantado al cambio y ya han empezado a implementar un sistema de fichajes digital, con más facilidad para el trabajador, muchas de las nuevas aplicaciones abre la posibilidad de que un trabajador pueda fichar incluso a través de la aplicación de mensajería WhatsApp.
Cómo funciona el fichaje por WhatsApp en la práctica
En la mayoría de empresas que usan este sistema, el funcionamiento suele ser así:
- El trabajador envía un mensaje al empezar a trabajar
- Envía otro mensaje al terminar la jornada
- A veces se hace en un chat individual y otras en un grupo
- El registro queda en la conversación de WhatsApp
Si lo tenemos en cuenta, es una buena forma para el trabajador de tener pruebas si se realizan horas extras y poder reclamarlas.
¿Fichar por WhatsApp es legal o no? Respuesta clara
Aquí está la principal pregunta de muchos trabajadores que la empresa les ha dicho que a partir de ahora tienen que fichar su jornada a través del WhatsApp y se preguntan si es legal o no.
Siempre que el sistema sea fiable y quede registrado, puede ser válido y, por tanto, correcto. Pero ahora hay que matizar en el principal problema que puede ser fichar por WhatsApp.
Si la empresa impone este sistema de fichaje, pero obliga al trabajador a usar su móvil como herramienta para tal, entonces no es legal. La empresa no puede imponer al trabajador a usar su móvil personal como herramienta de trabajo, si el sistema de fichaje utiliza la app de WhatsApp, debe ofrecer alternativas o bien poner a disposición del trabajador un móvil para ello, o que pueda fichar por otro método.
Si la empresa pone al trabajador a su disposición un móvil de trabajo, entonces si sería válido, en lo que se refiere a proporcionar los medios necesarios para que el trabajador pueda cumplir con sus funciones laborales. Ya si el sistema de fichaje por WhatsApp es válido, a lo que concierne al trabajador le puede dar igual, porque si no cumple con lo que exige la ley, quien será sancionada es la empresa, no el trabajador (Aunque hay quienes intentan meter miedo diciendo que al trabajador también lo sanciona la Inspección de Trabajo).
Cuándo fichar por WhatsApp puede vulnerar tus derechos como trabajador
El fichaje por WhatsApp suele ser problemático cuando se da alguna de estas situaciones, que son muy frecuentes:
- Te obligan a usar tu móvil personal sin ofrecer alternativa
- El fichaje se hace en grupos de WhatsApp con otros compañeros, peor aún si se hace con el móvil personal del trabajador.
- No te han informado sobre qué datos se recogen ni para qué
- Los mensajes se mezclan con conversaciones privadas
- Se te exige fichar fuera de tu horario, afectando a la desconexión digital
- El sistema permite borrar o modificar mensajes
En estos casos, el problema no es solo laboral, también es de protección de datos.
Protección de datos y WhatsApp en el trabajo
El fichaje implica tratar datos personales del trabajador. Por tanto, deben cumplirse el RGPD y la normativa española de protección de datos.
La Agencia Española de Protección de Datos ha señalado en distintas resoluciones que no se puede obligar a un trabajador a usar herramientas personales sin base legal ni alternativas proporcionadas por la empresa.
Además, WhatsApp no ofrece garantías suficientes sobre control de accesos, conservación de la información o separación entre datos laborales y personales.