El control horario es obligatorio en las empresas desde 2019 tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Aunque la ley no indica específicamente que este registro se realice en papel o por medios digitales, lo que si indica es que este debe contener la hora de inicio y fin de la jornada real, es decir, que muestre el trabajo efectivamente trabajado por el empleado.
Aunque exista esa libertad de implantar un registro horario que al menos cumpla esas condiciones, sí hay ciertos límites, aunque no implantados por el Ministerio de Trabajo, sino más bien por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
El conocido abogado laboralista Ignacio de la Calzada (Un Tío Legal) en un nuevo vídeo ha advertido a las empresas que utilizan registros biométricos para el registro horario pueden acarrear multas de 20.000 €.
Ver esta publicación en Instagram
Registros biométricos, ¿por qué son ilegales?
Desde finales del año 2023, el Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD) determinó que los sistemas de registro horario que utilizan datos biométricos, como la huella dactilar o el reconocimiento facial, constituyen una práctica “excesiva” y de «alto riesgo». Esta valoración fue ratificada posteriormente por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Estos sistemas recogen datos personales sensibles cuya utilización para el control horario laboral se considera desproporcionada, incluso aunque el trabajador haya dado su consentimiento. La AEPD especifica que, según el artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el consentimiento no es suficiente para legalizar estos métodos debido al desequilibrio de poder entre trabajador y empresa.
Multas por incumplimiento
El abogado laboralista Ignacio de la Calzada advierte que las multas por seguir utilizando sistemas biométricos pueden ascender hasta los 20.000 euros. De hecho, recientemente, la Agencia Española de Protección de Datos sancionó con esta cantidad al Colegio Notarial de Aragón por seguir utilizando un sistema de fichaje basado en huellas digitales (Puedes consultar el expediente número: EXP202304834).
Alternativas legales al registro horario
Las empresas deben adoptar métodos menos invasivos que no comprometan datos personales sensibles. Una solución recomendada es el uso de aplicaciones que registran la entrada y salida mediante códigos PIN individuales para cada trabajador. Estas soluciones no recopilan datos biométricos y respetan plenamente el marco legal vigente.
Por otra parte, Ignacio de la Calzada también recuerda que las empresas no pueden obligar a los empleados a utilizar su propio teléfono móvil para este tipo de registros, dado que también podría considerarse una medida excesiva.