Cada vez más empresas digitalizan las gestiones de Recursos Humanos utilizando aplicaciones que unifican toda la gestión de permisos, vacaciones, etc. Una forma más práctica en lugar de tener que recibir por correo o en persona las solicitudes de los trabajadores.
Sin embargo, si esta herramienta implantada por una empresa como única vía de comunicación con RRHH dificulta el ejercicio de derechos laborales de los trabajadores el Tribunal Supremo ha señalado que deben mantener alternativas.
Es decir, el Supremo avala la digitalización en este sentido, pero advierte que las empresas deben mantener alternativa cuando una aplicación genera obstáculo para comunicar, bajas, permiso o incidencias con Recursos Humanos.
La empresa puede implantar una aplicación, pero no imponerla a cualquier precio
El Tribunal Supremo en su sentencia 441/2026 (STS 1925/2026) no cuestiona el uso de herramientas tecnológicas en el ámbito laboral. De hecho, los magistrados reconocen expresamente que las empresas tienen capacidad para organizar sus sistemas de comunicación e introducir nuevas fórmulas adaptadas a las tecnologías actuales.
Lo que rechaza la resolución es que una compañía elimine todos los canales alternativos cuando la aplicación implantada presenta dificultades reales para los trabajadores.
Según el tribunal, cuando una aplicación limita la comunicación, genera retrasos o complica la realización de gestiones laborales, la empresa debe permitir el uso de otras vías válidas.
Los derechos laborales no pueden depender de una aplicación que genera obstáculos
La sentencia recuerda que determinadas comunicaciones con Recursos Humanos están directamente relacionadas con el ejercicio de derechos laborales.
Es el caso de las bajas médicas, las solicitudes de las vacaciones o de asuntos propios, las justificaciones de ausencia, las excedencias, los permisos laborales, las solicitudes de anticipos o determinadas incidencias relacionadas con la nómina.
Para el Supremo, estos derechos deben poder ejercerse de manera efectiva y sin obstáculos desproporcionados. Por ello, una empresa no puede obligar a que todas estas gestiones dependan exclusivamente de una herramienta que no garantiza una comunicación rápida, sencilla y accesible.
La resolución insiste en que la transformación digital debe servir para facilitar los trámites, no para complicarlos.
El caso que llevó esta cuestión hasta el Tribunal Supremo
La sentencia tiene su origen en un conflicto surgido en Majorel SP Solutions, una empresa del sector contact center con unos 4.500 trabajadores.
En junio de 2024, la compañía comunicó a la plantilla que las bajas médicas, justificantes de ausencia, excedencias, anticipos y otras gestiones con Recursos Humanos debían tramitarse exclusivamente a través de una plataforma denominada HR Case.
La decisión suponía eliminar el correo electrónico y los canales presenciales que hasta entonces utilizaban los empleados para comunicarse con la empresa. Varios sindicatos recurrieron la medida y la Audiencia Nacional terminó anulándola. El asunto acabó llegando al Tribunal Supremo, que ahora ha confirmado aquella decisión.
Dificultades para la plantilla
Durante el procedimiento judicial quedó acreditado que la herramienta presentaba problemas prácticos para parte de los trabajadores.
Aunque podían acceder a la plataforma, no siempre podían completar las gestiones. Entre otras cuestiones, no era posible adjuntar documentación desde los equipos de trabajo ni desde algunos terminales habilitados por la propia empresa.
La sentencia también recoge situaciones en las que era necesario recurrir a dispositivos personales o a responsables para finalizar determinados trámites. Para los magistrados, estas limitaciones evidenciaban que la aplicación no ofrecía una alternativa suficientemente eficaz para sustituir todos los canales existentes.
Demoras en las respuestas
Otro de los aspectos analizados fue el tiempo de resolución de las solicitudes presentadas a través de HR Case. Según los hechos probados, algunas peticiones tardaban entre 14 y 17 días en recibir respuesta.
El Supremo considera que esos plazos resultan difíciles de compatibilizar con determinadas gestiones laborales, especialmente cuando afectan a permisos, conciliación o situaciones urgentes.
Precisamente la combinación de dificultades técnicas, uso de medios personales y retrasos llevó al tribunal a concluir que la empresa no podía imponer la aplicación como única vía de comunicación con Recursos Humanos.