Controlar el absentismo laboral es legal, pero ese objetivo no permite solicitar cualquier dato médico al trabajador. Eso es lo que ha dictaminado el Tribunal Supremo que fija doctrina y marca un límite claro para empresas y Administraciones cuando intentan justificar las ausencias laborales.
La resolución recuerda una idea que puede parecer obvia, pero que en la práctica genera muchos conflictos laborales y es que tener derecho a comprobar una ausencia no significa tener derecho a conocer el diagnóstico o el motivo clínico que la origina.
El Alto Tribunal concluye en su sentencia (STS 1590/2026) que los datos médicos solo pueden solicitarse cuando sean realmente necesarios y proporcionados para el objetivo perseguido.
Y va un paso más allá.
La obligación de respetar la protección de datos empieza en el momento de pedir la información, no cuando el trabajador la entrega.
El Supremo pone límites al control del absentismo
La sentencia analiza hasta dónde puede llegar una empresa o una Administración cuando quiere comprobar si una ausencia laboral está justificada.
El Tribunal Supremo no cuestiona que exista un interés legítimo en controlar el absentismo o evitar fraudes. Lo que rechaza es que ese objetivo permita solicitar información sanitaria de forma automática.
Según la resolución, antes de pedir datos relacionados con la salud debe hacerse una pregunta previa: ¿esa información es realmente necesaria para cumplir la finalidad buscada?
Si la respuesta es no, la solicitud vulnera el principio de minimización de datos recogido en el Reglamento General de Protección de Datos.
Ese principio obliga a recoger únicamente los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo estrictamente necesario.
El diagnóstico médico no forma parte del control ordinario de una ausencia
Uno de los mensajes más relevantes del fallo es que el diagnóstico médico tiene una protección especialmente reforzada.
Por eso el tribunal recuerda que, incluso cuando existe una baja médica formal, el empleador normalmente no conoce qué enfermedad concreta tiene el trabajador. Lo que recibe es el parte de baja médica del trabajador, pero en ella no viene el motivo, ya que la empresa solo necesita saber si existe una situación que justifica la ausencia, pero no necesariamente conocer el motivo clínico exacto.
La sentencia sostiene que permitir el acceso generalizado al diagnóstico convertiría el control del absentismo en una vía de entrada a información especialmente sensible. Y ese escenario, según el Supremo, sería incompatible con el derecho a la intimidad y con la protección de datos.
El caso que llevó esta cuestión hasta el Tribunal Supremo
La doctrina nace tras el caso de un funcionario de Instituciones Penitenciarias destinado en Lanzarote. El trabajador justificó varias ausencias mediante documentos médicos.
Sin embargo, desde el centro se le requirió además que aportara el diagnóstico concreto y el tratamiento recibido, al considerar esos documentos muy genéricos. El trabajador se negó al entender que esa información formaba parte de su intimidad personal.
Después, se le aplicó una deducción económica por no facilitar esos datos y el conflicto acabó llegando a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) que sancionó a la Institución Penitenciaria. La AEPD consideró que se había vulnerado el principio de minimización de datos del RGPD al solicitar al trabajador datos médicos excesivos para controlar el absentismo.
Sin embargo, la Audiencia Nacional anuló posteriormente esa sanción porque entendió que no existía infracción porque el trabajador se negó a entregarlos y, por tanto, consideró que no había llegado a producirse un tratamiento real de datos.
El asunto terminó en el Tribunal Supremo, que ahora corrige ese criterio y fija doctrina.
La sentencia concluye que la obligación de respetar la protección de datos empieza en el momento en que se solicita la información y no cuando finalmente se obtiene. Por eso entiende que, si los justificantes ya permitían comprobar la ausencia, exigir además el diagnóstico y el tratamiento fue una petición desproporcionada.