El pago de kilometraje en el trabajo es una compensación importante para los empleados que utilizan sus vehículos propios para desplazamientos laborales. Sin embargo, para que estas dietas queden exoneradas de gravamen, vamos, para que no tributen, es fundamental justificar correctamente estos desplazamientos.
Es importante mencionar que en los gastos de kilometraje que la empresa debe pagar al trabajador que utilice su vehículo personal para realizar sus funciones, no solo está el pago de la gasolina, también están pensados para cubrir por ejemplo el desgaste del vehículo.
La Dirección General de Tributos (DGT) ha aclarado como se debe registrar y justificar el kilometraje para que las dietas queden exoneradas de gravemente cuando se emplea el vehículo propio en el trabajo.
Justificación del kilometraje
Para que las dietas por kilometraje queden exoneradas de gravamen, es necesario justificar la realidad de los desplazamientos y los gastos de peaje y aparcamiento. Según la Dirección General de Tributos, en su consulta vinculante V0540-24, la justificación debe incluir:
- Kilómetros Recorridos: Deben ser registrados y justificados con precisión. La cantidad exonerada es de 0,26 euros por kilómetro, según la Orden HFP/792/2023.
- Gastos Adicionales: Los gastos de peaje y aparcamiento también deben ser justificados y añadidos al cálculo del kilometraje.
Cualquier cantidad percibida que exceda las cantidades indicadas quedará sujeta a gravamen como rendimientos del trabajo. Este exceso deberá ser declarado y estará sujeto a retención según el procedimiento general del RIRPF.
Medios de Prueba Admitidos
La justificación de los desplazamientos puede realizarse mediante cualquier medio de prueba admitido en derecho, conforme al artículo 106 de la Ley General Tributaria (LGT). Los principales medios de prueba incluyen:
- Facturas de Peajes y Aparcamientos: Es necesario conservar todas las facturas y recibos relacionados con estos gastos.
- Registros de Desplazamientos: Mantener un registro detallado de los desplazamientos, incluyendo fechas, destinos y motivos de los viajes.
Responsabilidad del pagador y del perceptor
La resolución del TEAC n.º 3972/2018 establece que tanto el pagador como el perceptor tienen responsabilidades en la justificación de los gastos:
- Pagador: Debe justificar el día y lugar del desplazamiento, así como el motivo del mismo.
- Perceptor: Puede aportar voluntariamente la justificación de los gastos si dispone de ella. En caso de inspección, es fundamental tener toda la documentación en orden.