martes 5 marzo 2024

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Cómo se realiza una rectificación de una factura emitida

Me he equivocado en la factura que le he emitido a mi cliente ¿Ahora que hago?

En muchas ocasiones nos equivocamos al emitir una factura a algún cliente. Si aún no se la hemos entregado, no existe problema, ya que podemos entregarle la factura correcta. Pero, ¿qué ocurre cuando ya se la hemos enviado al cliente y este la ha contabilizado?

Una situación que suele darse cuando se está en pleno trimestre y se revisan las facturas. Momento en el cual te das cuenta de que una factura no ha sido emitida correctamente. No «te preocupes» para estos casos existen las facturas rectificativas. En este artículo te explicamos, te explicamos como debes realizarlas.

¿Qué es una factura de rectificación?

La factura de rectificación es aquella que se emite para corregir, modificar o ampliar alguno de los datos que contiene la factura original. En el mundo de la contabilidad, aunque la lógica indique que si te has equivocado en una factura, solo hay que ir a la original y modificarla, lo que hay que hacer es emitir una nueva factura que rectifique, o amplíe la parte implicada, manteniendo así intacta la validez de la factura original.

Principales motivos para rectificar una factura

Los principales motivos por los que es necesario expedir una factura rectificativa suelen ser los siguientes:

  • Error en alguno de los datos profesionales de la factura.
  • Falta de información relevante en el documento.
  • Error a la hora de incluir el IVA.
  • Que el cliente finalmente uno de los servicios que se incluyen en la factura no lo quiera.

Cómo hacer una factura rectificativa

Para subsanar este error debemos de emitir una factura rectificativa. También suele denominarse coloquialmente como factura de abono y con posterioridad crear la factura correcta.

Lo que tenemos que hacer para subsanar este error es crear una factura con el mismo importe que la factura inicialmente errónea. Para ello, en lugar de continuar con nuestra numeración de factura normal, lo ideal es crear una serie nueva, por ejemplo indicando R001 de factura rectificativa o A de abono, etc.

Imaginemos que le hemos enviado a un cliente una factura errónea con los siguientes datos:

En esta factura, «Pepito Pérez» le ha cobrado a «Antonio Ruiz» 500 euros por el pintado de su coche.

Si bien, al cabo de las semanas se da cuenta de que en realidad ha cobrado 600 euros, pero en la factura pone 500 euros.

Por tanto, debe modificar la factura inicialmente creada. En esta caso vamos a utilizar la serie R y como anteriormente no se ha realizado ninguna factura rectificativa o de abono, esta será la número 1.

Las facturas de rectificativas se enumeran aparte de las facturas «ordinarias» pero estas deben ser correlativas.

Ejemplo de factura rectificativa

Veamos un ejemplo de factura rectificativa, la cual quedaría así:

En los casos de errores en importes, normalmente se suele subsanar directamente con el cliente. Ya sea para que te ingrese la diferencia, o en el caso de que en la factura correcta el importe sea menor, concretar el abono de esa diferencia.

Una vez ya tenemos rectificada la factura errónea, tenemos que proceder a crear la factura correcta. Esta debe seguir la correlación de fecha y número de la última que hayamos creado.

Es decir, si tras la factura errónea hemos seguido facturando, la «nueva» factura deberá tener el número siguiente a la última realizada.

En este ejemplo observamos que la nueva factura tiene el número «0058». Por tanto, hemos facturado a 9 clientes tras la factura errónea.

Otros ejemplos de errores que se pueden dar es haber enviado la factura sin retención o con una retención errónea. En algunos casos de datos de clientes mal, ya que el propio cliente se habrá dado cuenta incluso del error antes de contabilizarlo o al recibir la factura, no habría problema en cambiar directamente en la factura errónea los datos correctos.

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