El registro horario de los trabajadores es obligatorio en España desde 2019 a través del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde entonces, las empresas deben llevar un registro de horario de trabajo diario en el que conste la hora de inicio y de finalización de la jornada de cada trabajador.
Ahora bien, como trabajador tienes la obligación de rellenar ese registro horario obligatorio que sirve para indicar cuando entras y sales de tu puesto de trabajo y así registrar las horas que echas en el trabajo. Una de las dudas más comunes, aparte de preguntarse uno si se puede negar a fichar el registro horario, es si la empresa está obligado a entregarte una copia del fichaje, porque uno puede pensar, vale yo se lo entrego, pero quién me dice a mí que luego eso no se modifica.
Qué dice la normativa laboral sobre el registro horario
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015) establece que la empresa debe garantizar el registro de horario y conservarlo durante cuatro años. Además, ese mismo artículo indica que el registro debe permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
Esto significa que el registro horario del trabajo no es un documento interno al que solo tenga acceso la empresa. El trabajador tiene derecho a acceder a los datos de su jornada, ya sea que el control se realice mediante registro horario digital o mediante registro horario en papel.
El registro horario también son datos personales del trabajador
Más allá de la normativa laboral, el registro de horario de trabajo contiene datos personales del trabajador como nombre completo y DNI. Por este motivo, se aplica directamente la normativa de protección de datos.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) reconoce el derecho de cualquier persona a acceder a sus datos personales y a obtener una copia de ellos. En el ámbito laboral, esto implica que el trabajador puede solicitar una copia de su registro horario trabajadores, ya que esos datos le pertenecen.
¿Puede la empresa negarse a entregar una copia del registro horario?
No. Limitarse a decir que el trabajador puede “ver” el registro, pero no obtener una copia, no encaja ni con el Estatuto de los Trabajadores ni con la normativa de protección de datos.
El derecho a que el registro de horario esté a disposición del trabajador y el derecho a obtener copia de los datos personales obligan a la empresa a facilitar ese registro cuando el trabajador lo solicita, independientemente de si el sistema es digital o en papel.
La ley no distingue entre registro horario digital y registro horario en papel. Lo importante es que el sistema sea fiable y refleje la jornada real.
Si el fichaje se realiza a través de una aplicación o plataforma, lo habitual es que el trabajador pueda descargar su registro. Si se utiliza un sistema en papel, la empresa puede entregar una copia física o escaneada del registro de horario de trabajo.
Qué ocurre si se falsea el registro horario
El falsear el registro horario o manipular los fichajes supone un incumplimiento grave de la normativa laboral. No reflejar la jornada real, modificar horas o eliminar fichajes puede dar lugar a sanciones económicas para la empresa y también para el trabajador, que puede ser despedido.
Para el trabajador, contar con una copia de su registro de horario es clave si necesita reclamar horas extraordinarias, descansos no respetados o acreditar irregularidades ante la Inspección de Trabajo.
No obstante, a modo consejo, siempre que realices horas extraordinarias sacate una foto registrando tu jornada laboral, por si acaso luego la empresa modifica ese registro para desacreditar que no has realizado horas extras.